EBY - Evidence bytových jednotek

Souhlas se zpracováním osobních údajů

dle nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016,
obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”)

Správce osobních údajů – společnost JHDATA s.r.o., se sídlem Ruských Legií 401/III, 377 01 Jindřichův Hradec, IČ: 260 71 525, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 12184 (dále jen „Správce”), v souvislosti s udělením souhlasu se zpracováním osobních údajů dále uvedeného subjektu údajů prohlašuje následující skutečnosti, z nichž je při zpracování osobních údajů vycházeno a uživatel (subjekt údajů) tyto skutečnosti udělením souhlasu bere na vědomí:

• Správce je společností poskytující služby v oblasti IT. Správce vyvinul software EBY – evidence bytových jednotek, určený pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek, kterým v rámci licenčních ujednání poskytuje software k užívání.
• Software EBY byl vytvořen za účelem evidence bytů a s tím spojených úkonů či činností, které bytová družstva či společenství vlastníků jednotek provádějí v rámci správy domu a pozemku či jiných úkolů spojených s bytovým spoluvlastnictvím, jako je vedení seznamu členů, vedení účetnictví, správa pohledávek, evidence plateb apod.
• Bytová družstva či společenství vlastníků jednotek zpracovávají osobní údaje subjektů údajů, kterými jsou jejich členové z titulu plnění právní povinnosti (vedení seznamu členů), dále za účelem plnění smlouvy či z důvodu oprávněných zájmů správce (bytového družstva či společenství vlastníků jednotek). Správce dle tohoto souhlasu, tj. společnost JHDATA s.r.o., je tak ve vztahu k bytovým družstvům či společenstvím vlastníků jednotek tzv. zpracovatelem osobních údajů subjektů údajů. Za účelem zákonného zpracování osobních údajů jsou vzájemné smluvní vztahy mezi správci osobních údajů dle Nařízení (bytová družstva a společenství vlastníků) a zpracovatelem JHDATA s.r.o., nastaveny samostatnými smlouvami o zpracování osobních údajů, dle nichž se společnost JHDATA s.r.o. zavazuje plnit povinnosti a požadavky dle Nařízení.
• V této souvislosti Správce dle tohoto souhlasu (JHDATA s.r.o.) zpracovává jako zpracovatel osobní údaje subjektů údajů, kterými jsou zejména vlastníci, či nájemci bytových jednotek, a to tím způsobem, že bytová družstva a společenství vlastníků shromažďují osobní údaje v systému EBY, do něhož má přístup i Správce. Správce tak získává osobní údaje subjektů údajů zprostředkovaně jako zpracovatel dle Nařízení v rámci systému EBY.
• Systém EBY byl Správcem vyvinut tak, že kromě výše uvedených funkcionalit pro bytová družstva a společenství vlastníků, kterým je systém licencován pro jejich práci, ho lze využít i jako přímou službu pro informování subjektů údajů o údajích získaných od správce dle Nařízení – tj. od bytového družstva či společenství vlastníků a vztahujících se ke konkrétní bytové jednotce ve vlastnictví či v nájmu toho kterého subjektu údajů. Subjekt údajů tak může napřímo přihlášením do systému EBY u Správce nahlížet na své osobní údaje vztahující se k jím vlastněné či užívané bytové jednotce, tj. na ty údaje, které zpracovává primárně správce dle Nařízení – bytové družstvo či společenství vlastníků jednotek.

Uživatel – subjekt údajů, jakožto vlastník, spoluvlastník nebo nájemce bytové jednotky zavedené v systému EBY (evidence bytových jednotek), tímto v návaznosti na výše uvedená prohlášení, která bere na vědomí, uděluje Správci souhlas se zpracováním svých dále uvedených osobních údajů (které Správce získal v rámci systému EBY od správců dle Nařízení z pozice zpracovatele dle Nařízení), a to za níže uvedených podmínek:

1. Osobní údaje, které budou zpracovány:
   • jméno a příjmení,
   • adresa bytu,
   • emailová adresa,
   • telefonický kontakt,
   • číslo bytu (kód bytu), velikost bytu, typ užívacího práva (vlastník, nájemce)
   • datum narození,
   • údaje vztahující se k bytové jednotce (tj. výše měsíčního rozpisu plateb vč. dokumentu rozpis plateb s uvedením dílčích položek rozpisu, přehled plateb, vyúčtování nákladů za užívání bytu, fond oprav bytové jednotky, případné půjčky či úvěry spojené s bytovou jednotkou, případné pronájmy či podnájmy bytu s uvedením údaje o době a jménech nájemců, informace o převodu bytu do osobního vlastnictví)
2. Účelem zpracování osobních údajů je:
   • Poskytnutí služby náhledu k výše uvedeným osobním údajům v rámci systému EBY přístupného z webového rozhraní Správce. Osobní údaje jsou získávány od správce osobních údajů dle Nařízení, kterými jsou bytová družstva či společenství vlastníků jednotek v rámci činnosti Správce jako zpracovatele. Přístup do systému EBY je chráněn heslem, a tudíž náhled je možný výlučně ke svým osobním údajům, nikoliv k osobním údajům ostatních subjektů údajů.
3. Doba zpracování osobních údajů je:
   • Po dobu trvání vlastnického či jiného užívacího práva k bytové jednotce zavedené v systému EBY, příp. do odvolání souhlasu. Odvoláním souhlasu ztrácí uživatel oprávnění přístupu náhledu v rámci EBY. Odvoláním souhlasu vůči Správci, není dotčena povinnost zpracování osobních údajů ze strany bytového družstva či společenství vlastníků jednotek jakožto správce osobních údajů dle Nařízení, kde právním titulem je plnění právní povinnosti či plnění smlouvy nebo jiný oprávněný zájem takového správce dle Nařízení. V takovém případě (tj. v případě odvolání souhlasu) Správce vystupuje vůči uživateli nikoliv napřímo jako Správce osobních údajů v rozhraní systému EBY, ale jako další zpracovatel ve vztahu ke správci dle Nařízení – bytové družstvo či společenství vlastníků.

Informace dle čl. 13 GDPR

Současně s udělením souhlasu byl uživatel (subjekt údajů) ze strany Správce informován ve smyslu čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”), o tom, že:

• Osobní údaje Subjektu údajů uvedené výše v rámci souhlasu budou zpracovány za účelem poskytnutí služby náhledu k osobním údajům evidovaných v systému EBY ke konkrétní bytové jednotce.
• Právním základem pro zpracování osobních údajů Subjektu údajů je udělený souhlas.
• Důvodem poskytnutí osobních údajů Subjektu údajů Správci je identifikace uživatele ve vztahu k oprávnění užívat konkrétní byt zavedený v systému EBY. Poskytnutí osobních údajů v rámci registračního formuláře je proto požadavkem Správce, bez jehož splnění není možné poskytnout Subjektu údajů uvedenou službu (náhled na osobní údaje vztahující se k bytové jednotce).
• Správce sděluje Subjektu údajů své kontaktní údaje: viz kontaktní údaje výše.
• Osobní údaje Subjektu údajů budou Správcem zpracovávány po dobu vlastnictví bytové jednotky, příp. do odvolání souhlasu. Odvoláním souhlasu ztrácí uživatel oprávnění přístupu do systému EBY ke konkrétní bytové jednotce.
• Subjekt údajů má právo požadovat od Správce přístup k osobním údajům, které Správci poskytl (čl. 15 Nařízení), dále má právo na jejich opravu (čl. 16 Nařízení) či výmaz, je-li dán některý z důvodů (čl. 17 Nařízení), právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení) a právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Subjekt údajů je dále oprávněn souhlas kdykoliv odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.